Aprende a analizar tus ventas de una forma sencilla

El año se acaba y el pescado está vendido. Es hora de analizar tus resultados.

Tus ventas no han sido las esperadas (no te preocupes, nunca lo son).

Quiero que te hagas una pregunta:

¿Verdad que para dar un salto tienes que medir la distancia que has de recorrer para salvar un obstáculo?

Pues si vendes un producto/servicio tienes que hacer lo mismo.

Si quieres mejorar tus resultados de venta año tras año tienes que medir, medir y no parar de medir.

En venta lo llamamos análisis, y no sólo nos sirve para no volver a caer en el río, sino para saber por qué hemos caído.

De esa forma aplicaremos medidas de mejora sobre puntos sensibles de nuestro proceso de venta.

¿Quieres mejorar tus resultados el año que viene?

Te voy a explicar, de una forma muy sencilla, cómo puedes analizar las ventas de este año que acaba, para entender qué ha pasado y localizar esos puntos en los que vamos a mejorar a partir de enero.

Analizar las ventas es, sin duda, la más importante herramienta para mejorar  tus resultados futuros.

Analizar  ventas. Primeros pasos.

Para analizar cualquier cosa lo primero que necesitamos son datos.

Datos que podemos haber recogido durante el periodo que vamos a medir, o datos que tenemos en nuestra cabeza y que ya es hora de reflejar por escrito.

El resultado va a ser espectacular, así que saca tiempo de donde puedas porque ésta es una tarea necesaria y urgente de la que no te vas a arrepentir.

Para comenzar vamos a ver la única herramienta que vamos a necesitar para conseguir estos resultados, un libro excel.

Si no te manejas bien con este programa no te preocupes porque te lo voy a dar todo mascado.

Lo único que vas a tener que hacer tú es  rellenarla con todos los datos que afectan, de una u otra forma, a tus resultados comerciales.

Al final de  este post puedes descargar el archivo excel.

Poco a poco te iré explicando cómo rellenarlo. Verás que fácil.

#1. ¿Qué vamos a analizar?

Que no se te escape nada.

¿Has pensado dónde puede estar el problema por el que no has vendido lo que esperabas?

Pues precisamente, por esa razón, tienes que tener todas las cartas sobre la mesa.

¿Què vamos a analizar?

• Ventas.
• Productos.
• Clientes.
• Precios.
• Canales de venta
• Zonas.
• Reclamaciones.

Te haré un breve resumen:

Vamos a analizar lo que hemos vendido, a quién se lo hemos vendido, a qué precio y qué tipo de producto.

Analizaremos si hay canales de venta que nos hayan resultado más rentables y las zonas comerciales (si es que trabajamos por zonas).

También veremos si hay alguna relación entre las reclamaciones y/o devoluciones con  los resultados obtenidos.

Pero vayamos paso a paso.

#2. Documento maestro.

Hace unas semanas compartía este archivo para el control de ventas.

Te aconsejo que lo utilices a partir de enero para facilitarte el análisis a final de año.

De esa forma tendrás gran parte de los datos necesarios recogidos en un documento.

Si lo has utilizado sabrás de lo que te hablo. de lo contrario, no pasa nada.

Esta vez vamos a partir desde cero.

He preparado esta página excel en la que vamos a recoger todos los datos de importancia para nuestro análisis, con algunas gráficas para que veas los resultados de una forma más gráfica:

Es muy sencillo. Te lo voy a explicar paso a paso.

#3. Qué vas a conseguir al analizar tus datos.

Te lo voy a escribir claro.

Vamos a conseguir saber dónde la estamos cagando.

Te vas a dar cuenta por qué agujero se escapa tu dinero, sí, ese que inyectas mes a mes para que tu negocio no haga aguas.

Si tienes un negocio, por pequeño que sea, tienes que analizar el resultado de tus ventas anuales.

No hacerlo te va a impedir crecer y vas a repetir fracasos y malos resultados en siguientes campañas.

En primer lugar tenemos que tener claras solamente 2 cosas sobre todo lo que hemos vendido:

1. Qué hemos vendido. (Productos y facturación).
2. A quién lo hemos vendido (Clientes y Zonas).

Una vez que tengamos recogidos estos datos será el momento de analizar.

Prepárate porque vas a llegar a conclusiones unas más tristes que otras.

Prepara la página excel que te adjunto porque vas a abastecerte de datos para establecer medidas objetivas de mejora.

Si sigues los siguientes puntos, el año que viene por estas fechas, habrás mejorado, considerablemente tus números.

#4. ¿Cuánto has vendido?

Ventas mensuales

Lo primero que vamos a anotar son las ventas mensuales.

En la casilla inferior te aparecerá el total vendido.

Puede ser interesante que anotes, si lo conoces, el dato de lo vendido el año anterior.

Ya tienes un dato importante.

¿Has vendido este año más que el anterior?

La segunda serie de datos te puede decir mucho acerca de tu regularidad.

Quiero decir. Lo normal es que hayas vendido cada mes algo más que el anterior, y no te fíes mucho de los meses de verano o del mes de diciembre.

Hay sectores en los que las empresas cierran en agosto porque todos sus clientes así lo hacen.

Pero si tu vendes productos enfocados a hostelería o mercados que repuntan en vacaciones, estos sin duda son tus meses.

Lo normal es que cada mes aumente la cifra de venta porque mantienes tus clientes y vas abriendo nuevos.

En caso de que tus ventas no sean recurrentes, es decir, que vendas productos que sólo se venden una vez, al menos tendrás cada vez más operaciones abiertas pendientes de cerrar.

Productos más vendidos.

Es hora de ver qué productos has vendido más.

A estos productos/servicios les daremos especial importancia el año siguiente.

El tiempo es tu principal herramienta cuando vendes. No malgastes tiempo y esfuerzo e inviértelo en aquello que te ha dado hasta ahora beneficios.

• Comprueba los tres productos que más has vendido.
• Dale a cada uno un número y anota la cantidad vendida por meses.

Productos menos vendidos.

Por contra, los productos que no vendemos o que vendemos en muy poca cantidad, deberemos plantearnos no dedicarles más tiempo.

Repite la acción con los 3 productos que menos has vendido este año.

• Comprobarás que hay productos que se venden más que otros según el mes.
• Te esto en cuenta y el año que viene potencia su venta en los meses que más has facturado.
• Por el contrario, comprobarás que hay productos que se encuentran en declive, es decir, en la última fase del ciclo de vida de un producto.

Y como me gusta dártelo todo hecho, te he preparado una infografía sobre el Ciclo de Vida de un Producto.

¿Coges la idea?

Las ventas, y sólo las ventas, te dicen, muchas veces, qué hacer con esos productos que se venden ya poco.

No dediques el tiempo, como te decía antes, a productos  que por la razón que sea, no tienen salida en un mes determinado.

Tal vez te interese saber las 10 razones por las que no consigues vender más.

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Beneficios.

¡Qué palabra más bonita!

Ha llegado el momento de hablar de la razón por la que trabajamos de sol a sol.

La razón por la que los días son largos y las noches cortas, muy cortas.

El beneficio.

Porque no es el precio lo que te da de  comer y paga tus facturas.

No es lo que nos pagan por nuestro producto/servicio.

Es el beneficio: esa diferencia entre lo que nos cuesta ofrecer algo y lo que recibimos a cambio.

En página excel que has descargado verás esta tabla.

Escribe en la columna de la izquierda el nombre de los productos/ servicios que vendes.

Da igual que sean muchos o pocos.

A continuación anota el precio de tarifa. Ese precio al que lo ofertas y por el cual conseguirías un beneficio que te permitiría tener beneficios, vivir la vida que deseas y reinvertir parte en tu empresa.

Y ahora divide la cantidad que has facturado entre las unidades de producto que has vendido.

Repite estas acciones con cada producto y anota esa cifra.

Ese es el precio de tu esfuerzo.

En la columna de la derecha  te aparecerá el porcentaje de diferencia o desviación de tu precio, en relación con tu precio de venta.

Teniendo en cuenta que tus precios ya de por si son ajustados, podrás comprobar  por dónde estás perdiendo dinero.

Si el porcentaje que te aparece es positivo o cero, bien.

Pero si es negativo debes saber que esa cantidad que le has dado a tu cliente, te la estás dejando de llevar a tu casa.

¿A que no mola?

#5. ¿A quién has vendido?

Hay empresarios, autónomos y emprendedores que sólo se preocupan por los números y no por las personas.

Tan sólo les importa cuánto venden y no a quién o dónde colocan su producto.

Si solamente te preocupa el precio. Muy bien.

Cuánto menos vendas, baja más el precio.

Formarás parte de ese 80 % de emprendedores que cierran sus negocios el primer año.

Pero tú no quieres eso.

Yo tampoco ¿eh?

Así que te voy a dar las claves para analizar, no la cantidad, sino la calidad de tus ventas.

Clientes Activos.

Para comenzar no llames cliente a nadie que no te haya hecho más que una compra.

El resto son compradores, contactos o profesionales necesitados de cariño, de una visita de alguien desconocido que les haga la pelota durante media hora.

El número de clientes que te compra cada mes te dice más sobre la salud de tu negocio que la misma facturación.

En esta tabla contenida en la página excel escribe el número de clientes que te hayan comprado cada mes.

Da igual si te han comprado un camión o una caja, un servicio anual o una asistencia.

No importa el volumen de compra.

Mañana puede comprarte más o hablar de ti a un supercliente.

Lo que importa es la cantidad de PERSONAS  que están confiando en ti.

En todo aquello que les dijiste desde la primera llamada hasta el momento del cierre comercial.

Lo que importa es que te prefiere a ti antes que a otro.

Lo que importa es la fidelidad.

Porque la fidelidad de tus clientes es la que te permite hacer previsiones de venta y planificar tus ventas para el año siguiente.

Compara el número total de clientes con los del año anterior.

Si tienes menos, preocúpate, estas en muy pocas manos, Si uno cae te puede llevar con él.

Pero si tienes muchos clientes, podrás diversificar, no sólo el riesgo, sino también tu facturación.

Porque el  peligro no sólo está  en que no te arruinen, sino que dejen de darte de comer.

Cada mes debes de haber tenido más clientes.

Planifica de esa forma el año siguiente.

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Zonas comerciales. ¿Dónde vendes?

¿Qué tal si ahora comprobamos cuánto nos han comprado los clientes en función de la zona en la que se encuentran?

Aunque seas el único que sale a vender, posiblemente tengas una división  de tu radio de acción (localidades, calles, provincias, no sé).

Haz grupos de clientes por zona y   suma lo que han comprado.

Seguro que hay zonas que son más rentables, y a la hora de planificarte, te será de gran ayuda saber dónde puedes invertir más tiempo y esfuerzo.

Si en una zona te compran al mes el 10 % de tus ventas, no le dediques el 50 % de tu tiempo.

Es más, analiza por qué no vendes en uno u otro lugar.

¿Precio. calidad, competencia, algún antiguo cliente ha hablado sobre ti y te ha tirado por los suelos…?

Emprende acciones de mejora, promoción, descuentos, visitas de cortesía…

Canal de venta.

Un canal de venta es el circuito que eliges para llegar a tu cliente potencial.

Te pongo un ejemplo.

Imagina que vendes viajes.

¿Cómo llegas a tu cliente?

¿Venta telefónica, tienda online, tu propia tienda, tienes un comercial en la calle?

Todas estas opciones sería canales de venta.

Ahora piensa que vendieras colchones, y que los vendes por las casas, a tiendas, a grandes almacenes, telefónicamente…

¿Coges la idea?

Y tú. ¿Cuántos canales de venta tienes?

Mi consejo es que tengas varios canales de venta.

Puedes comenzar por uno  e invertir en nuevos canales de venta.

Bien gestionados, todos te traerán beneficios.

Decide entonces el tiempo y la inversión que dedicar a cada uno de ellos.

Si ya dispones de varios canales de venta, analizar su comportamiento puede descubrir otro agujero en  tu bolsillo o ¿por qué no? la gallina de los huevos de oro.

Agrupa las compras de tus clientes por canal de venta.

Si divides la cantidad facturada por las unidades vendidas obtendrás el precio medio de venta y podrás comprobar si te interesa o no seguir en cada canal.

Hay canales, por supuesto, que son interesantes, pero si eres un emprendedor no te aconsejo que te ciegues en ninguno de ellos al principio.

Céntrate en aquellos canales que realmente aportan beneficio a tu negocio.

Tu empresa es como un cohete, al principio necesita fuerza bruta y muchos recursos económicos para que no tires la toalla.

Ya tendrás tiempo de volar, ser grande y tumbarte a la bartola.

Entonces lo tenemos claro. Estudia cada canal de venta y toma decisiones, cierralo o invierte en él.

Reclamaciones.

A mí me causa picor solamente escribir esta palabra.

Aquellos que vendemos sabemos lo que supone una reclamación comercial.

A veces supone un 5 %, otras perder la venta y en el peor de los casos hipotecar meses de beneficio.

En mi carrera me he encontrado con profesionales que negaban lo evidente por tal de conseguir cantidades de dinero.

Profesionales del vivir a costa de reclamaciones, calidad del producto compromisos de entrega, embalajes, rendimientos, garantías mal redactadas.

Señala en la siguiente tabla las reclamaciones más importantes que has tenido este año y el importe que te ha tocado apoquinar.

Lo que te ganas en meses lo puedes perder con una llamada de teléfono.

Cuida mucho este aspecto.

Una venta no está hecha hasta que está cobrada y asegurada.

Asegúrate de ofrecer un producto/servicio de calidad.

Y no comprometas el 100% de tus beneficios del año que viene, porque una parte, seguro, van a ir a parar a reclamaciones.

Y en muchos de los casos, tras una reclamación te dirás. «Dios mío a quién le he vendido yo?

¿Te ha pasado?

#6. Resumen.

1. Descarga la plantilla excel y rellénala con los datos de que dispongas.
2. Analizar los resultados te abrirá puertas y te obligará a cerrar otras.
3. La cantidad de venta no es sólo un indicativo de si las cosas marchan bien o no.
4. Evita que el número de cliente/mes disminuya.
5. Potencia la venta y los esfuerzos dea aquellos productos que más se venden, sin dejar de trabajar otros productos y canales.
6. No todos los productos que se vende pocos debes eliminarlos de tu catálogo.
7. Promociona sobre lo que no vendas y actúa sobre lo que más vendas.
8. Recoge mes a mes todos los datos comerciales sensibles de ser analizados.
9. Trázate la exigencia de crear una acción de mejora, o las que se necesiten por cada conclusión negativa que extraigas de análisis.

Cuéntame en los comentarios si sueles analizar tus ventas o si  tienes un método diferente a éste.

#7. Material Adicional.

Descarga Plantilla Excel Análisis de venta anual.

Descarga el tutorial  en PDF.

Infografía sobre Ciclo de Vida de un producto.

Descargar Plantilla excel Control de Ventas

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